El Real Decreto-Ley 8/2019 lleva en vigor desde mayo de 2019. La Inspección de Trabajo intensifica las visitas a empresas de todos los sectores. ¿Está tu empresa cubierta?
Infracción muy grave según el art. 7.5 LISOS.
Se aplica por centro de trabajo.
Si tienes 3 centros de trabajo sin registro, la Inspección puede abrir 3 expedientes sancionadores independientes — hasta 18.750 € en total.
La Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS) clasifica el incumplimiento del registro de jornada en tres grados. La cuantía concreta dentro de cada tramo la decide el inspector según la gravedad, el historial de la empresa y el número de trabajadores afectados.
Se aplica cuando el registro existe pero contiene errores de forma: falta algún día concreto, la firma del trabajador no es del día o hay pequeñas incoherencias que no evidencian fraude sistemático. También cubre la ausencia de información sobre las horas ordinarias pactadas.
La infracción grave cubre la ausencia total o casi total de registros, no conservar los datos los cuatro años obligatorios, no ponerlos a disposición de los representantes de los trabajadores o no facilitar el acceso a la Inspección de Trabajo durante la visita.
La sanción más alta se reserva para quienes alteran, falsifican o destruyen los registros de jornada, así como para empresas reincidentes que ya hayan sido sancionadas anteriormente por el mismo incumplimiento. La reincidencia puede elevar la sanción hasta el 50 % del grado superior aplicable.
La ITSS no avisa con antelación. Sus actuaciones son sorpresivas y la empresa está obligada a atender al inspector en el acto. Conocer el procedimiento es la mejor preparación.
El inspector puede presentarse en cualquier centro de trabajo durante el horario de actividad sin avisar. Tiene facultad de acceso libre a instalaciones, documentos y sistemas de la empresa.
Una vez en el centro, el inspector solicita el registro de jornada de los últimos cuatro años. La empresa debe entregarlo en el acto o en el plazo breve que el inspector fije. No poder presentarlo es ya motivo de acta de infracción.
El inspector cruza los registros de jornada con las nóminas, los contratos y el calendario laboral. Si detecta que los fichajes no cuadran con las horas pactadas o con los pagos de horas extras, puede ampliar la inspección a irregularidades salariales.
Si se detecta incumplimiento, el inspector levanta acta en ese mismo momento. La empresa tiene 15 días hábiles para presentar alegaciones. Si no se recurre o el recurso es desestimado, la resolución sancionadora es firme y ejecutiva.
La empresa debe mantener los registros de jornada disponibles durante cuatro años desde cada registro, incluso si el trabajador ya no está en plantilla.
Días hábiles desde la notificación del acta de infracción. Pasado ese plazo sin respuesta, la sanción queda firme.
No confíes en la prescripción: las infracciones graves y muy graves en materia de registro de jornada prescriben a los tres años. La Inspección puede abrir expediente por incumplimientos de hasta 2021 si los detecta hoy.
Campaña activa de la ITSS: desde 2022 la Inspección mantiene planes de actuación específicos sobre registro de jornada, especialmente en sectores como hostelería, comercio, logística, limpieza y construcción.
La Inspección no se conforma con saber que "lleváis el registro". Necesita poder acceder a la documentación de inmediato, verificar su integridad y comprobar que cumple los requisitos legales. Esto es lo que deben contener y cómo deben estar disponibles.
Para cada empleado y cada día trabajado. No basta con registrar las horas totales; hay que reflejar cuándo empieza y cuándo termina la jornada.
El registro debe acreditar que el empleado lo ha visto y confirmado, ya sea con firma en papel, firma digital o un sistema que garantice la aceptación.
Ni tenerlos en un disco duro desaparecido ni en un archivo de Excel sin backups. Los registros deben estar disponibles en el momento en que los solicite la Inspección o los representantes de los trabajadores.
Cada registro debe vincular inequívocamente al trabajador con el centro donde prestó sus servicios ese día. Fundamental si tienes varias sedes.
El sistema de registro debe impedir modificaciones retroactivas no trazadas. Si se permite editar sin dejar rastro, la Inspección puede considerar que el registro no ofrece garantías suficientes.
Si el convenio colectivo establece requisitos adicionales sobre el formato o el acceso al registro, debes cumplirlos también. La Inspección los tendrá en cuenta al revisar la documentación.
Configurar misfichajes lleva menos tiempo que rellenar un Excel. Cuando llegue la Inspección, tendrás el registro de los últimos cuatro años disponible en segundos.
Cada fichaje queda almacenado con timestamp inmutable. Sin edición retroactiva no trazada. La Inspección no puede cuestionar la integridad.
Exporta el libro de registro de cualquier empleado, período y centro de trabajo. Incluye hash SHA-256 para verificar que el documento no ha sido alterado desde su generación.
El empleado confirma su jornada desde el mismo dispositivo con el que ficha. Sin papel, sin desplazamientos, con validez legal equivalente a la firma manuscrita.
Genera un enlace de acceso temporal para que la Inspección de Trabajo consulte los registros directamente, sin necesidad de exportaciones ni adjuntos por email.
¿Ya tienes cuenta? Inicia sesión
Respuestas claras a las preguntas que más nos hacen los responsables de RRHH y los gerentes de pymes.
La sanción se aplica por centro de trabajo. No se multiplica por el número de trabajadores, pero sí puede multiplicarse por el número de centros de la empresa que incumplan. Una empresa con sede en Madrid, Barcelona y Sevilla que no lleve registro en ninguno puede recibir tres multas independientes, cada una de hasta 6.250 €.
El tamaño de la empresa sí influye en la cuantía concreta dentro del tramo: el inspector tiene en cuenta la plantilla, el volumen de negocio y el daño a los trabajadores para graduar la sanción dentro del grado mínimo, medio o máximo.
La obligación de implantar y mantener el sistema de registro recae exclusivamente sobre la empresa. El trabajador no puede eximirte de esa obligación con su negativa.
Si un empleado se niega sistemáticamente a fichar, debes documentar cada incidencia por escrito y agotar los medios razonables para que el registro se produzca. En última instancia, la negativa reiterada e injustificada puede ser objeto de expediente disciplinario, pero eso no exime a la empresa de la infracción ante la Inspección si los registros no existen.
La ley no exige un soporte digital específico, así que técnicamente el Excel es válido. El problema está en la práctica: un Excel estándar permite editar cualquier celda sin dejar rastro, no genera firma del trabajador y no garantiza que los datos no hayan sido modificados a posteriori.
La Inspección de Trabajo puede cuestionar la fiabilidad de un Excel sin protección, especialmente si las jornadas registradas son excesivamente regulares o no tienen variaciones creíbles. Un sistema digital con trazabilidad, timestamps y firma electrónica es considerablemente más sólido ante cualquier actuación inspectora.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de conservar los registros de jornada durante cuatro años. Este plazo se cuenta desde cada registro, no desde la finalización del año natural ni desde la baja del trabajador.
Si contratas a alguien en enero de 2024 y causa baja en diciembre de 2024, debes conservar sus registros de jornada hasta diciembre de 2028. Durante ese tiempo, los registros deben estar disponibles para la Inspección, para los representantes legales de los trabajadores y para el propio trabajador si los solicita.
El papel es un soporte legalmente válido. No existe obligación de usar sistemas digitales, aunque en la práctica son mucho más manejables para cumplir todos los requisitos.
El riesgo real con el papel es de dos tipos: primero, si no lo tienes organizado y accesible cuando llega la Inspección, no presentarlo en el momento equivale a no tenerlo; segundo, si el inspector aprecia que los registros en papel presentan correcciones, tachones o incoherencias, puede considerar que no ofrecen garantías suficientes e impugnar su validez.
Sí, y de hecho los trabajadores a tiempo parcial estaban sujetos al registro de jornada desde antes del RDL 8/2019 (su obligación venía del art. 12.4 del ET). Desde mayo de 2019, la obligación se extiende a todos los trabajadores con independencia del tipo de contrato: tiempo completo, tiempo parcial, fijo discontinuo, a distancia o en modalidad de teletrabajo.
La ley exige registrar la hora de inicio y fin de la jornada diaria. El registro de pausas intermedias no es obligatorio de forma expresa, aunque algunos convenios colectivos sí lo exigen. La recomendación práctica es registrar también las pausas significativas: aporta credibilidad al registro y facilita el cálculo real de horas trabajadas frente a las pactadas.
En cualquier caso, si hay descanso obligatorio por jornada continuada superior a seis horas (el llamado "bocadillo"), su existencia debe poder acreditarse de alguna forma, bien a través del registro de pausa o bien mediante otra documentación.
Si el registro de jornada evidencia que los trabajadores realizan horas extras que no están siendo compensadas ni remuneradas, la Inspección puede abrir un expediente separado por infracción en materia salarial, con sanciones que van desde los 751 € hasta los 7.500 € según gravedad.
Además, puede exigir el pago retroactivo de las horas extras con los recargos correspondientes, y en casos graves puede incoar denuncia ante la Autoridad Laboral por defraudación a la Seguridad Social si las cotizaciones no se corresponden con las horas trabajadas.
Configura misfichajes en 5 minutos. Sin tarjeta de crédito. Sin papel.
Crear cuenta gratis¿Ya tienes cuenta? Inicia sesión